20/03/18 OE und IT-Projekt

Begründung des Projektes und Rückblick

Das IT Projekt wurde eigentlich schon vor 5 Jahren gestartet. Wegen der geänderten Gesetze über die Rechnungslegung musste der CCS die Buchhaltung anpassen. Es gab aber auch andere gute Gründe für Veränderungen. Das bisherige IT System war fast 20 Jahre alt. Unzählige Mitarbeiter hatten seit der Jahrtausendwende neue Bedürfnisse oder administrative Erleichterungen nach bestem Wissen durch Erweiterungen und Abänderungen dazu entwickelt. Diese Lösungen waren nicht immer gut dokumentiert, technisch meistens überholt und manchmal auch inkonsistent. Daneben gab es selbstverständlich auch viele Zettel, Notizen und Wissen, welches nur in den Köpfen der Mitarbeiterinnen vorhanden war. Diese verstreuten Informationen mussten für die neue Lösung systematisch gesammelt, vereinheitlicht und zusammengeführt werden. Besonders umfangreich waren diese teilweise ungeschriebenen Regeln und Abläufe im Bereich der Törnbuchungen und -durchführungen. Das Projektteam war sich dieser Problematik bewusst und beschloss, zuerst eine detaillierte Prozessanalyse durchzuführen. Ziel war es nicht den IST-Prozess, sondern den SOLL-Prozess für den sogenannten Gutfall zu definieren, d.h. seltene Ausnahmen in der Lösung auszuklammern und wie früher manuell zu bearbeiten. Nachdem diese SOLL-Prozesse vorlagen, konnte man mit der Umsetzung beginnen.

 

Aktueller Stand
Es zeigte sich bald, dass man die Komplexität und Qualität der vorhandenen Daten falsch eingeschätzt hatte. Bei den Mitglieder- oder Kundendaten waren die Daten nicht immer vollständig, aber im Wesentlichen verfügbar und relativ leicht zu übertragen. Andere Daten zu vergangenen Törns, erworbenen Ausbildungen oder Ausweisen waren umfangreicher und in verschiedenen Datenbanken abgelegt. Der Bereich Törns wurde von Anfang an als Engpass identifiziert. Einerseits genoss er hohe zeitliche Priorität mit den Buchungen im Herbst 2017 für die Saison 2017/2018 und ersten Törns im Frühling 2018. Andererseits waren gerade hier besonders viele Informationen über Törns, Skipper, Teilnehmer und Schiffe benötigt, um das Generalsekretariat und die übrigen Beteiligten wirksam zu unterstützen und zu entlasten. Die Törnbuchungen konnten dank grossen Anstrengungen aller Beteiligten im neuen System erfolgreich und gerade noch rechtzeitig eingeführt werden. Die Unterstützung der Törndurchführung für Generalsekretariat, Skipper, Teilnehmer und Ressortverantwortliche ist aber zurzeit noch unvollständig. Auf den ersten Törns muss mit einer Zwischenlösung gearbeitet werden und es ergeben sich daraus auch aufwendige Doppelerfassungen für die Beteiligten. Daraus ergaben sich auch deutliche Kostenüberschreitungen und vor allem eine grosse zeitliche Verzögerung. Der starke Fokus auf die zeitkritischen Törns und die begrenzten Ressourcen führte auch dazu, dass andere Arbeiten vorerst zurückgestellt werden mussten. Allerdings werden mit der bis Mitte April erwarteten vollständigen Realisierung der neuen Törnprozesse auch viele Vorarbeiten für andere Bereiche wie Skipper und Ausbildung gemacht. Mit der Realisierung der Törnbuchungen und der Törnrechnungen sind technisch auch alle notwendigen Elemente vorhanden um die kommerzielle Abwicklung der übrigen Dienstleistungen des CCS wie Prüfungen, Verkauf von Ausbildungsmaterialien oder Shopartikel sowie zentrale Kurse zu unterstützen.  Ein wichtiger Meilenstein bildet auch die neue Homepage, welche nun grundsätzlich für alle künftigen Projekte vorbereitet ist.

 

Ausblick
Die Erfahrungen aus den Teilprojekten Mitgliederverwaltung und Törns zeigen, dass die Umstellung aufwendiger und zeitraubender ist, als man sich ursprünglich vorstellen konnte. Sehr positiv vermerkt wird aber die nun vorhandene Transparenz bezüglich Törnbuchungen und -vergaben sowie die für die Teilzeitmitarbeiterinnen und Ehrenamtlichen notwendige gegenseitige Information über pendente Vorgänge, welche die angestrebten Effizienz- und Qualitätserhöhungen erlauben wird. Wir sind also auf dem richtigen Weg, er ist nur viel steiler und länger als erwartet.